Traitement des paiements par carte pour les hôtels
Un hôtel encaisse des paiements tout au long du parcours du client et à plusieurs comptoirs : le dépôt de réservation avant l'arrivée, l'enregistrement à la réception, le paiement à la table dans la salle à manger avec service, la restauration au comptoir, la boutique de cadeaux et les ventes au détail, et le stationnement. Kubera déploie l'acceptation intégrée des paiements à chacun de ces points, et tout s'inscrit dans le système de gestion hôtelière que vous utilisez.
Les dépôts et les garanties arrivent par le Web, par courriel et par téléphone, bien avant le client. La façon dont cette carte est recueillie détermine votre exposition au risque.
Des numéros de carte inscrits sur des formulaires envoyés par courriel, rangés dans des classeurs ou saisis à la réception par un lecteur de bande branché au clavier : des données de carte exposées et des rétrofacturations impossibles à gagner.
Liens de paiement sécurisés avant l'arrivée, puce et NIP intégrés à la réception, chaque transaction inscrite dans votre système de gestion hôtelière.
Photo : Basile Morin / Wikimedia Commons, CC BY-SA 4.0
Liens de paiement avant l'arrivée
Cessez d'envoyer des formulaires PDF d'autorisation de carte par courriel. Beaucoup d'établissements en envoient encore un avant l'arrivée en demandant au client d'y inscrire un numéro de carte, et chaque formulaire retourné, ce sont des données de carte qui dorment dans une boîte de réception ou un classeur. Un lien de paiement sécurisé le remplace. Le client paie sur une page protégée par 3DS2, la carte est conservée sous forme de jeton, et le dépôt et la garantie sont perçus sans qu'aucun numéro de carte ne parvienne à votre personnel.
Kubera travaille avec des outils comme Canary, Akia et Converge, et s'y intègre, pour l'acceptation des cartes à distance dans le cadre de l'enregistrement avant l'arrivée. Canary et Akia s'intègrent aux systèmes de gestion hôtelière comme Infor, si bien que le dépôt arrive là où la réception travaille, sur la réservation, avant l'arrivée du client.
Vous glissez encore les cartes à la réception?
Beaucoup d'établissements glissent encore les cartes dans un lecteur branché au clavier pour les saisir dans le système de gestion hôtelière. Cela fonctionne, mais l'établissement se retrouve du mauvais côté en matière de stockage des données de carte et de conformité PCI, et en dehors du transfert de responsabilité : quand un client conteste des frais, la rétrofacturation retombe sur l'hôtel. La mise à niveau, c'est la puce et le NIP intégrés (EMV) avec chiffrement de bout en bout : des claviers NIP à la réception, reliés au système de gestion hôtelière, pour que le terminal lise la carte, que les données soient chiffrées avant d'être transmises et que les frais soient portés au folio. C'est ainsi qu'un établissement réduit ses rétrofacturations, renforce sa sécurité et diminue sa responsabilité en cas de vol de données de carte. C'est un changement à la réception, et il en vaut la peine. Parlez à nos experts en intégration.
Comment se paie un séjour, concrètement
Le dépôt arrive par un lien de paiement ou par un outil comme Canary ou Akia. À l'enregistrement, la carte est présentée avec puce et NIP, puis conservée au dossier avec une préautorisation. Les frais de restaurant, de minibar, de spa et de stationnement sont portés au folio dans le système de gestion hôtelière au fil du séjour. Au départ, le séjour est facturé sur l'autorisation, et le montant non utilisé est libéré. Carte présente à la réception, carte absente avant l'arrivée : chacune est tarifée pour ce qu'elle est.
Systèmes de gestion hôtelière
Kubera prend en charge l'intégration à une vaste gamme de systèmes de gestion hôtelière, comme Oracle OPERA, Agilysys, Infor HMS, StayNTouch, Springer Miller, HotelKey, Ariane, Orion Systems et SevenRooms, et la compatibilité avec votre établissement est confirmée à l'étape de la planification.
Les rétrofacturations se gagnent avant même d'arriver
Les réseaux de cartes donnent raison au titulaire presque chaque fois, peu importe les preuves que vous envoyez, et un formulaire PDF signé ne protège personne. Les établissements qui cessent de perdre leurs rétrofacturations sont ceux qui ont la puce et le NIP intégrés au comptoir et 3DS2 sur chaque paiement carte absente, parce que cela transfère la responsabilité à la banque émettrice de la carte. Résultat : moins de rétrofacturations, moins de temps administratif, moins de données de carte dans les courriels et les classeurs et, avec le temps, un dossier plus solide pour obtenir de meilleurs taux.
Le problème est courant au Québec, où les mises à niveau de systèmes sont rarement vendues en français. Kubera fait le déploiement et offre le soutien en français.
Groupes, banquets et l'échelle des dépôts
Les événements reposent sur une échelle de paiements carte absente : une retenue à la réservation, des dépôts échelonnés à l'approche de la date, puis un règlement final qui peut être la plus grosse transaction que l'établissement traite de tout le mois. Des transactions de cette taille méritent un traitement des données enrichies et une tarification réfléchie, et les établissements qui font beaucoup de banquets découvrent souvent que leur grand livre des événements est, discrètement, leur volume le plus coûteux par dollar. Chaque échelon de cette échelle devrait être perçu au moyen d'un lien de paiement 3DS2 plutôt qu'avec une carte saisie à la main, pour que les plus gros paiements du mois soient aussi ceux qui bénéficient du transfert de responsabilité.
Réservations par agence en ligne ou en direct
Les canaux à commission comme Expedia perçoivent eux-mêmes le paiement de la chambre et le reversent à l'établissement, si bien que la carte que vous prenez à l'enregistrement couvre les frais accessoires plutôt que le séjour. Les réservations directes passent par des circuits de paiement que vous contrôlez et dont vous pouvez établir le prix. Savoir ce que chaque canal coûte vraiment par nuitée, commission et coût de paiement compris, voilà le calcul qui devrait déterminer vers quels canaux vous dirigez la demande.
Le matériel que nous déployons
Puce et NIP intégrés à la réception, avec chaque transaction portée au folio dans votre système de gestion hôtelière.
Wi-Fi avec connexion LTE de secours, suggestions de pourboire et partage de l'addition à la table.
Terminal de comptoir intégré, sans contact, puce et bande magnétique, imprimante de reçus intégrée.
Exemple de gamme de matériel, à titre indicatif. Nous recommandons la location au mois plutôt que la location à long terme auprès de tiers. Le déploiement adapté et la tarification réelle sont établis après l'appel de planification.
Une équipe indépendante, cinq plateformes partenaires
Kubera Payments Corporation est un agent enregistré des partenaires énumérés. Clover est une marque déposée de Fiserv, Inc.
Questions fréquentes
Nos dépôts arrivent par téléphone et par courriel. Est-ce un problème?
C'est le risque le plus important que portent la plupart des établissements. Les numéros de carte inscrits sur des formulaires PDF envoyés par courriel et les dépôts saisis à la main échappent au transfert de responsabilité. Un lien de paiement sécurisé avec 3DS2, au moyen d'un outil comme Canary ou Akia, perçoit le dépôt en toute sécurité et l'inscrit dans votre système de gestion hôtelière.
Avec quels systèmes de gestion hôtelière travaillez-vous?
Une vaste gamme, comme Oracle OPERA, Agilysys, Infor HMS, StayNTouch, Springer Miller, HotelKey, Ariane, Orion Systems et SevenRooms. La compatibilité avec votre établissement est confirmée à l'étape de la planification.
Pouvez-vous nous aider à réduire les rétrofacturations?
Oui, et pas avec de la paperasse. La puce et le NIP intégrés à la réception et 3DS2 sur chaque paiement carte absente transfèrent la responsabilité à la banque émettrice de la carte, et c'est ainsi que les établissements cessent de perdre leurs rétrofacturations.
Nous glissons encore les cartes à la réception. Que comporte la mise à niveau?
Des claviers NIP intégrés à la réception, reliés à votre système de gestion hôtelière, avec les outils de dépôt et la formation du personnel qui vont avec. La bascule est planifiée pour qu'il n'y ait aucune interruption.
Partenaire de paiement recommandé par la Chambre de commerce de la Colombie-Britannique
Commencez par un appel exploratoire
Avant que les chiffres aient un sens, nous devons savoir quel système de gestion hôtelière vous utilisez, ce qui se trouve à la réception aujourd'hui et comment les dépôts sont perçus avant l'arrivée. Un court appel couvre ces trois points.
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Conçu pour les entreprises qui en attendent plus de leurs systèmes de paiement.